【AI活用事例】事務効率化
2025/10/20
1.文書の体裁
裁判所に提出する文書の体裁などは、これでなければならないという指定はありませんが、裁判所にとって望ましい標準的な体裁があります。
これを各弁護士のPC環境で再現しようとすれば、それぞれ工夫が必要なわけですが、これについて生成AIにどのような手法が活用できるか聞いてみました。
2.問答
問答は以下です。Claude無料版を使っています。SMが記事作成者です。
SM
生成AIでWordの書式を整えるためにはどのような方法がありますか。
Wordの書式を生成AIで整える方法はいくつかあります。主な方法をご紹介します:
1. Claude(私)を直接活用する方法
- Wordファイルのアップロード: このチャットにWordファイル(.docx)をドラッグ&ドロップして、「書式を整えて」と依頼
- テキストの貼り付け: Word文書のテキストをコピーして貼り付け、書式設定の提案を受ける
- スタイルガイドの作成: 書式のルール(見出しスタイル、フォント、余白など)を生成してもらう
2. APIを使った自動化
- Claude API + Python:
python-docx
ライブラリと組み合わせて、書式設定を自動化するスクリプトを作成 - 例: 見出しの検出と自動スタイル適用、箇条書きの整形など
3. Microsoft Copilot(Word内蔵)
- Word内で直接「書式を整えて」と指示
- 見出しの追加、段落の調整などをAIが支援
4. 具体的な実現例
生成AIでできること:
- 一貫性の確保: フォントサイズ、色、スタイルの統一
- 構造の改善: 見出し階層の整理、目次の自動生成
- レイアウト提案: 余白、行間、段落設定の最適化
- テンプレート生成: 特定用途(報告書、提案書など)向けの書式テンプレート作成
具体的にどのような書類の書式を整えたいですか?ファイルをアップロードいただければ、具体的なアドバイスができます。
SM
役所や大学などが、提出すべきWord文書の体裁を指定している場合、その体裁に合わせるためにはどのような方法でAIを活用できますか。
役所や大学の指定書式に合わせるためのAI活用方法をご紹介します:
1. 仕様書・ガイドラインの解釈と適用
最も効果的な方法:
- 提出先の書式ガイドライン(PDF、Word、Webページなど)をClaudeにアップロード
- 既存の文書もアップロード
- 「このガイドラインに従って書式を修正してください」と依頼
Claudeができること:
- ガイドラインを解釈して具体的な修正指示を提供
- チェックリストの作成
- 不適合箇所の指摘
2. 具体的な実装パターン
パターンA: 手動修正ガイド
入力: ガイドライン + 既存文書
出力: 「フォント→MS明朝11pt、余白→上下35mm...」
という具体的な修正手順
パターンB: Pythonスクリプト生成
python
# Claudeに以下を依頼:
# "このガイドラインに従ってWordを自動修正する
# python-docxスクリプトを書いて"
```
できること:
- フォント、サイズ、色の一括変更
- 余白、行間、字間の設定
- ページ番号の配置
- 見出しスタイルの適用
### パターンC: マクロ(VBA)生成
- 「Wordマクロで自動適用するVBAコードを書いて」と依頼
- 生成されたマクロをWordに登録して実行
## 3. **実際の活用フロー例**
**ステップ1**: 要件の収集
```
「大学の卒論提出規程に以下の指定があります:
- A4縦、余白:上下30mm、左右25mm
- 本文:MS明朝10.5pt、行間1.5
- 見出し:ゴシック体、12pt、太字
- ページ番号:下中央
この通りに設定するには?」
ステップ2: Claudeが提供
- Word操作の手順書
- または自動化スクリプト
- チェックリスト
ステップ3: 検証
- 修正後の文書を再アップロード
- 「規程に合っているか確認して」と依頼
4. 高度な活用: テンプレート作成
指定書式を満たすWordテンプレート(.dotx)の作成手順を生成してもらい、以後の文書作成を効率化
5. 実践のコツ
✅ 効果的な依頼方法:
- ガイドライン文書を必ず添付
- 「厳密に」「正確に」を強調
- 不明点は具体的に質問
❌ 注意点:
- 複雑なレイアウト(表、図の配置など)は手動調整が必要な場合も
- 最終確認は人間の目で必ず行う
実際に提出規程や既存の文書ファイルがあれば、ぜひアップロードしてください。具体的な修正方法やスクリプトを作成できます!
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